Es geht um das möglichst schnelle und möglichst genaue auffinden von Dokumenten.
Szenario:
Man bekommt vom Mutterkonzern ein Dokument zugeschickt, das eine bestimmte, selten angewendete Richtlinie erhält, die eine veraltete Richtlinie ersetzen soll. Also ist es nötig, auf dem Dateiserver (Der Rechner in meinem Unternehmen wo Vorlagen etc. für alles Mögliche liegen) das Dokument mit der alten Richtlinie zu finden, und durch das Dokument mit den neuen Anweisungen zu ersetzen. Um das Dokument zu finden kann ich auf verschiedene Art und Weise vorgehen:
Ich nehme das neue Dokument und sage: „Suche und zeige alle Dokumente auf dem Dateiserver, die diesem Dokument ähnlich sind“
Ich gebe den Titel des neuen Dokuments ein („Richtlinie XY“ o.Ä.) und sage: „Suche und zeige alle Dokumente auf dem Dateiserver die ebenfalls diesen Suchbegriff oder Teile davon beinhalten“
Ich suche nach einem Muster, d.h. nach bestimmten Kriterien von denen ich vermute, dass sie von dem alten Dokument erfüllt werden. Beispiel: Das neue Dokument trägt den Dateinamen 2012-Rezeption-Policy-Lost-and-Found-v014.pdf. Ich vermute, dass der Name des alten Dokuments gewisse Ähnlichkeiten mit der Benennung des neuen Dokuments aufweist und suche auf dem Dateiserver nach einem Dokument, das folgendem Muster entspricht:
• Die ersten 4 Zeichen sind Ziffern
• Die letzten 4 Zeichen sind.pdf
• Die Zeichenkette „Lost-and-Found“ ist enthalten
Wie das in der Praxis eingegeben wird hängt von der verwendeten Software ab, manchmal kann man das zusammenklicken, manchmal gibt man text mit Platzhaltern ein, sieht dann ähnlich aus wie
[0-9] [0-9] [0-9] [0-9].*.Lost-and-Found.*.\.pdf
Die vierte Möglichkeit, das alte Dokument zu finden ist die Suche über Metadaten. Metadaten sind Daten über Daten. Beispiel: Ein Dokument enthält beliebige Daten. Zusätzlich ist das Dokument mit Metadaten verknüpft, die etwas über die enthaltenen Daten aussagen. Zum Beispiel, von wem das Dokument verfasst wurde, der Zeitpunkt der Veröffentlichung, der letzten Änderung, für welche Zielgruppe es geschrieben wurde, für welches Land es relevant ist, etc…
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